Du kender det uden tvivl godt – manuel indtastning af kundeoplysninger. Ja, det lyder hverken sjovt eller spændende, men lad os være ærlige: nye kunder i butikken er det, vi alle brænder for, så det er en naturlig del af det.

Men ofte oplever mange virksomheder, at deres konto- og brugeroprettelse halter en smule bagefter. Måske er systemet langsomt, måske skal der udfyldes alt for mange felter manuelt, og har vi nu husket at få alle oplysninger med?

Vi bringer løbende ny viden og information om tjenester, der kan gøre din hverdag en smule nemmere. I denne artikel sætter vi fokus på 5 grunde til, hvorfor du bør interessere dig for en digital proces omkring konto- og brugeroprettelse

Tid er penge, som vi alle ved det. Manuelle, langsomme og besværlige oprettelsesprocedurer og processer er ikke noget, vi som virksomhed ønsker at bruge vores tid på. Bare et par minutters manuelt arbejde med at oprette en bruger flere gange om dagen kan hurtigt føre til flere timers spildt arbejde om måneden – og det koster penge.

Med digital kontooprettelse kan du for eksempel oprette en bruger alene ud fra deres CPR- eller CVR-nummer – og dermed spare tid frem for at skulle indtaste fulde navne og adresser manuelt.

Lad os være ærlige, manuel indtastning er både forældet og tidskrævende. Frigør dine medarbejderes tid til mere værdifulde opgaver end manuel indtastning af kundeoplysninger.

Hvem har ikke stået med en kundedatabase, hvor oplysningerne ikke er korrekte, opdaterede eller mangelfulde?

Med digital kontooprettelse, eksempelvis med integration til CPR-registeret eller CVR-registret, sikrer du dig, at du har kundens nøjagtige adresse samt præcise og fulde navn.

Den korrekte adresse kan have stor betydning, især når der skal leveres varer eller lignende, hvor det ikke er ligegyldigt, om kunden bor i nr. 8, st. tv. eller 8, st. th.

Hvis din virksomhed fra tid til anden giver kredit eller udfører arbejde, før fakturaen sendes, kan kreditvurdering være relevant.

Med digital kontooprettelse fra Qatchr er der et væld af muligheder, såsom øjeblikkelig kreditvurdering af dine kunder allerede ved oprettelsen af kunden i dit system.

Med digital kontooprettelse fra Qatchr er det muligt at få digital underskrift og digital signatur på dine kontrakter, dokumenter og andre aftaler.

Med MitID får du en juridisk gyldig underskrift, præcis som du kender det, når vigtige dokumenter skal underskrives i banken eller andre steder.

Yderligere sikrer den digitale kontoprettelse også en mere gnidningsfri oplevelse for både virksomheder og kunder. Der er ingen risiko for, at vigtige dokumenter går tabt i posten eller forsvinder i en overfyldt indbakke, og alt kan spores og opbevares sikkert i elektronisk format, hvilket øger datasikkerheden og gør det nemt at finde og organisere dokumentationen i fremtiden.

Qatchr kan tilbyde digital kontooprettelse i ethvert system.

Det betyder, at du kan få nem og hurtig oprettelse af kunder, brugere, leverandører og lignende – direkte i det system, du bruger til daglig, såsom dit ERP-system, kundesystem, CRM-system eller lignende.

Hos Qatchr er vi en del af Nordens førende inkassofirma, Collectia, så korrekte og præcise kunde- og brugeroplysninger er en integreret del af vores DNA. Vi brænder for at levere løsninger, der forbedrer brugernes hverdag – og vi ved, at digital kontooprettelse er en af dem.

Derfor vil vi meget gerne tilbyde dig en gratis og uforpligtende demo af, hvordan vi hos Qatchr håndterer kundeoprettelser, og hvordan vi kan hjælpe dig.

Kontakt os i dag på 77 30 14 14, og lad os hjælpe med at styrke din virksomheds effektivitet.

KYC står for “Know Your Customer”, eller på dansk “Kend Din Kunde.”

KYC handler om at vide, hvem ens kunder er, og dermed sikre sig, at kunden rent faktisk er den person, vedkommende udgiver sig for at være. Udover at fastslå kundens sande identitet fokuserer KYC i lige så høj grad på at undersøge kundens økonomiske forhold, kilden til deres likvide midler osv.

Formålet med KYC er at beskytte finansielle virksomheder mod hvidvaskning af penge, korruption, terrorfinansiering og andre former for svig.

I Danmark er KYC et krav ved eksempelvis bolighandel, lånoptagelse, pengeoverførsel og lignende. Dermed er bl.a. ejendomsmæglere, banker, realkreditinstitutter, pensionskasser og andre långivere omfattet af hvidvaskloven – og dermed også KYC.

Når man taler om klassisk KYC, refereres der ofte til tre grundlæggende principper: kundeidentifikation, kundedue diligence og løbende monitorering.

For at forstå kunden er det nødvendigt at vurdere kundens aktiviteter og kilder til finansielle midler samt træffe beslutninger på baggrund af disse oplysninger. Hvilke aktiviteter udfører kunden? Hvor stammer kundens midler fra? Hvem modtager kunden penge fra, og hvilke typer af transaktioner udføres? Dette er blot nogle af de områder, der skal undersøges.

Baseret på disse oplysninger kan banker, långivere og andre parter vurdere risiciene for terrorismefinansiering, hvidvaskning og lignende aktiviteter, der muligvis er forbundet med kunden.

Når du i banken, hos ejendomsmægleren, revisoren og lignende ofte skal vise pas eller kørekort, så er det for at sikre, at du er den person, du giver dig ud for at være. Dette er altså et lovkrav. Men selvom mange andre virksomheder ikke er omfattet af de skærpede KYC-regler, kunne mange private virksomheder stadig lære noget af grundprincipperne.

Mange virksomheder ved ofte meget sjældent, hvem de rent faktisk handler med: hvad er kundens fulde navn, hvor bor kunden, og hvad er kundens økonomiske forhold.

For de fleste virksomheder, der eksempelvis har meget kontantsalg, er disse oplysninger sjældent særligt interessante. Men for virksomheder, der fra tid til anden har kredit-salg, er det relevant at kende alle oplysninger om kunden – især hvis kunden på et tidspunkt vælger ikke at betale din faktura. For hvis du ikke har kundens fulde navn, adresse osv., kan det være meget svært at opkræve dine penge – og dermed eksempelvis få et inkassofirma til at inddrive dem.

For eksempel kan et inkassofirma ikke finde en “Anders Andersen” i Brøndby.

Derimod kan de fleste inkassofirmaer finde en person, hvis man har en tidligere kendt adresse eller den fulde nuværende adresse. Med Qatchr kan du slå en kunde op via CPR-nummer og validere, om kunden rent faktisk bor på den oplyste adresse, samt abonnere på kunden, hvis kunden vælger at flytte.

Mens de færreste virksomheder måske ikke umiddelbart ser behovet for at kende til kundens økonomiske forhold, så er det faktisk en god idé. Hvis du yder kredit til dine kunder, er det relevant at vide, om kunden har kendte misligholdte økonomiske forhold, stor gæld, ejendomme osv.

Med Qatchr får du mulighed for at kreditvurdere, dvs. få indsigt i både private og virksomheders økonomiske forhold, herunder kreditanmærkninger, regnskaber, ejendomme og lignende.

Har du et løbende økonomisk forhold med din kunde, såsom løbende salg eller kredit, så er det også en fordel at kunne abonnere på dine kunder.

Ved at abonnere på og overvåge dine kunder modtager du løbende besked, når der er vigtige opdateringer vedrørende en kunde, såsom betalingsanmærkninger, ny gæld, ændret adresse, offentliggjorte regnskaber mv.

Selvom din virksomhed i øjeblikket ikke er underlagt KYC-kravene, kan du allerede nu begynde at anvende en række af principperne bag KYC ved hjælp af Qatchr. Dette er der flere gode grunde til: 

1. Risikostyring: Ved at kende ens kunder bedre kan virksomheden bedre vurdere risici, herunder risikoen for svig, tab og andre uønskede hændelser. Dette bidrager til en mere robust og sikker forretningspraksis.
2. Forbedret kundeforhold: Ved at forstå kundernes behov, aktiviteter og økonomiske situation kan du skabe en mere personlig og målrettet kundeoplevelse. Dette kan øge kundetilfredsheden og styrke loyaliteten.
3. Forebyggelse af svig: En proaktiv tilgang til at undersøge og validere kundernes identitet og økonomiske forhold kan bidrage til at reducere risikoen for svig og økonomisk kriminalitet. Dette kan beskytte din virksomhed mod tab og skade på dens omdømme.
4. Effektivitetsforbedringer: Implementering af KYC-principper kan også bidrage til at optimere virksomhedens interne processer og arbejdsgange. Dette kan resultere i øget effektivitet og omkostningsbesparelser på lang sigt.

Samlet set kan vedtagelsen af KYC-principper bidrage til at styrke din virksomheds position på markedet, sikre dens langsigtede bæredygtighed og minimere risikoen for uønskede konsekvenser.

Beskyt din virksomhed mod hvidvaskning og terrorfinansiering i dag. Alt du skal gøre er at udfylde kontaktformularen nederst på siden eller ringe til os, så hjælper vi dig godt i gang.

De færreste gør sig tanker om vigtigheden af at have gode oprettelsesprocesser, når nye kunder skal oprettes. Med gode oprettelsesprocesser hører i høj grad også gode og valide data med.

Korrekte data på en kunde har aldrig været vigtigere end nu, for hvem er dine kunder egentlig? Bør du overhovedet handle med dem? Og hvordan kommer du i kontakt med dem, hvis der skulle opstå problemer eller tvivlsspørgsmål? 

Mange virksomheder er gode til det, men der er lige så mange, som halter med det, nemlig at få nok oplysninger på sine kunder og endda at få de rigtige oplysninger.

Vi har her samlet 5 råd til, hvordan du skaber de bedste betingelser for en effektiv proces for kontooprettelse og onboarding af jeres kunder.

Det er vidt forskelligt hvilke informationer, der er vigtige for de enkelte virksomheder. Ofte kan de også være forskellige, alt efter om der er tale om B2B- eller B2C-forhold.

Du bør som minimum altid indsamle følgende for en virksomhedskunde:

• Virksomhedens CVR-nr.
• Virksomhedens navn
• Virksomhedens adresse
• Kontaktpersons fulde navn
• Kontaktpersons telefonnummer

Det er essentielt, at du får en kontaktperson for virksomheden noteret med det samme. Sender du en faktura til en større virksomhed, kan det ofte være svært for virksomheden at identificere, hvad opgaven går ud på, og hvem der skal godkende den.

Når der er tale om privatpersoner bør du som minimum indsamle:

• Personens fulde navn
• Personens fulde adresse
• Personens telefonnummer

Har du ikke ovenstående oplysninger, kan det være svært at opretholde et krav, hvis sagen eksempelvis skal videre til inkasso. Informationerne er ofte også nok, når du skal kreditvurdere en kunde.

Når I i virksomheden har fået identificeret hvilke oplysninger, der er vigtige for jer, er det vigtigt at I altid får disse oplysninger. Det er vigtigt at i aldrig sender en vare, eller udfører et stykke arbejde før disse oplysninger er indhentet.

Har I kun et minimum af oplysninger omkring kunden, kan I risikere, at såfremt kunden ikke betaler, kan der ikke føres efterfølgende inkasso mod kunden.

Sørg eventuelt for at jeres faktureringsprogram eller ERP-system er indrettet således, at systemet vil have alle generalia om en kunde.

Hvor godt kender du egentlig dine kunder, og ved du om de oplysninger, som de giver dig, er korrekte?

Handler du udelukkende med virksomheder, vil det ofte være nemmere at verificere om kundens informationer er rigtige, samt rig mulighed for at baggrundstjekke kunden, blandt andet via offentlige regnskaber og lignende.

Men hvad med privatkunder? Her er oplysningerne ofte ikke lige så nemt tilgængelige, og de fleste kunder er hverken at finde på KRAK eller andre søgemaskiner.

Med en adressevalideringsløsning fra f.eks Qatchr har du mulighed for verificere og kreditvurdere kunden.

Mange virksomheder – store som små – har efterhånden taget kreditvurderinger til sig, og kreditvurderer dermed i langt højere grad både deres privatkunder og erhvervskunder, end man gjorde for blot få år siden.

Vi har dog en opfattelse af, at det er de færreste, der har indført faste rutiner omkring kreditvurdering af deres nyoprettelser.

Gør du brug af et værktøj til kreditvurderinger eller overvejer du at anskaffe et, så gør det til fast rutine at kreditvurdere dine kunder, når de bliver oprettet. På den måde har du et mere komplet billede af dine kunder, og hvilke betalingskrav du bør have overfor kunden.

I det fleste virksomheder er rejsen fra det første telefonopkald, til at ordren er leveret eller arbejdet udført ofte ikke særlig lang. Det samme gør sig gældende for kundeoprettelsen.

Flere og flere virksomheder gør i dag brug af alt fra CRM-systemer, faktureringssystemer, field-service-løsninger og meget andet, hvor kompleksiteten i kundeoprettelse ofte ikke blot er kogt ned til generalia.

Uanset hvor kompleks jeres kundeoprettelse er, så sørg for at uddanne jeres personale i at oprette jeres kunder, så manglende oplysninger eller manglende kreditvurderinger ikke ødelægger jeres datasæt om jeres kunder.

Har du brug for at kunne verificere og kreditvurdere dine kunder, så kan Qatchr hjælpe dig! 

Qatchr er ejet at Collectia A/S, og er blandt Danmarks billigste online kreditvurderingssystemer.

Hos Qatchr kan du kredittjekke privat- og erhvervskunder baseret på forskellige paramtre, såsom navn, adresse, nøgletal, ejerskabsændringer, kreditscore og meget mere.

Prøv en gratis og uforpligtende demo af Qatchr allerede nu.