Faktura

En faktura er et dokument, som en virksomhed sender til en kunde for at kræve betaling for leverede varer eller ydelser. Fakturaen fungerer som dokumentation for handlen og fastlægger både beløb, betalingsbetingelser og forfaldstidspunkt.

En korrekt udstedt faktura er central for virksomhedens bogføring, likviditet og mulighed for at følge op på betalinger.

Hvad er en faktura?

En faktura – ofte kaldet en regning – er en skriftlig opgørelse over en handel mellem en sælger og en køber. Den dokumenterer, hvad der er leveret, til hvilken pris, og hvornår betalingen skal ske.

I regnskabsmæssig sammenhæng skelnes der typisk mellem:

• Salgsfakturaer, som virksomheden sender til sine kunder
• Købsfakturaer, som virksomheden modtager fra leverandører

Virksomheder har efter bogføringsloven pligt til at opbevare fakturaer og andet regnskabsmateriale i 5 år. Private personer har ingen generel opbevaringspligt, men det anbefales at gemme fakturaer i forbindelse med garanti og reklamation.

Hvilke krav er der til en faktura?

For at en faktura er juridisk gyldig, skal den opfylde en række formelle krav. Reglerne fremgår blandt andet af momsbekendtgørelsen (§ 58) og Skattestyrelsens retningslinjer.

En faktura skal som minimum indeholde:

• fakturadato (udstedelsesdato)
• et fortløbende fakturanummer
• sælgers navn og adresse
• sælgers CVR– eller CPR-nummer
• beskrivelse af leverede varer eller ydelser
• afgiftsgrundlag og momsbeløb

Jo mere præcis og fyldestgørende fakturaen er, desto stærkere dokumentation giver den – både for køber, sælger og myndigheder.

Hvordan laver man en korrekt faktura?

De fleste virksomheder anvender i dag et regnskabs- eller faktureringsprogram, som automatisk sikrer, at fakturaen lever op til gældende regler. Bruger man standardiserede løsninger, minimeres risikoen for formelle fejl.

Alternativt kan man anvende en fakturaskabelon, som indeholder alle nødvendige oplysninger og kan bruges manuelt eller som supplement til mindre systemer.

Gratis fakturaskabelon

Collectia stiller en gratis fakturaskabelon til rådighed, som kan bruges af virksomheder, der ønsker en enkel og korrekt opsætning. Skabelonen indeholder de obligatoriske datapunkter og kan anvendes som udgangspunkt for juridisk gyldig fakturering.

Skabelonen kan hentes direkte hos Collectia og bruges frit.

Faktura og betalingsbetingelser

Fakturaen fastlægger også betalingsvilkårene, herunder betalingsfrist og eventuelle renter eller gebyrer ved forsinket betaling. Klare betalingsbetingelser reducerer risikoen for misforståelser og gør det lettere at følge op, hvis betalingen udebliver.

Mangelfulde eller uklare fakturaer kan forsinke betalinger og svække virksomhedens likviditet.

Forældelse af en faktura

Et fakturakrav kan blive forældet, hvis det ikke inddrives inden for en vis periode. Som udgangspunkt forældes en faktura efter 3 år, regnet fra det tidligste tidspunkt, hvor kreditor kunne kræve betaling.

Sender en virksomhed fakturaen længe efter arbejdet er udført, kan forældelsesfristen i praksis begynde tidligere end forfaldsdatoen. Forældelse er reguleret af forældelsesloven, som fastlægger, hvornår et krav bortfalder.

Forældelsen kan afbrydes, fx ved skylderkendelse, gældsbrev eller retslige skridt, hvilket i nogle tilfælde forlænger fristen til op til 10 år.

Fakturaens betydning for kredit og betaling

Fakturaen er ofte udgangspunktet for både betalingsopfølgning, kreditvurdering og eventuel videre håndtering af ubetalte krav. En korrekt udstedt faktura med tydelige vilkår styrker virksomhedens position, hvis betalingen ikke sker som aftalt.

Ofte stillede spørgsmål