Fakturanummer

Et fakturanummer er et unikt nummer, som bruges til at identificere en faktura. Nummeret gør det muligt for både sælger og køber at genkende, registrere og referere til en konkret faktura – fx i forbindelse med betaling, bogføring og afstemning.

Fakturanummeret er et lovpligtigt element på en faktura og spiller en central rolle i korrekt fakturering og regnskabsføring.

Hvad bruges et fakturanummer til?

Fakturanummeret fungerer som fakturaens entydige identifikation. Det anvendes i mange sammenhænge, blandt andet når kunden angiver nummeret ved betaling, så betalingen kan matches korrekt med den åbne faktura.

Derudover bruges fakturanummeret til:

• bogføring og dokumentation
• afstemning af betalinger
• håndtering af rykkere og kreditnotaer
• reference i dialog mellem køber og sælger

Uden et korrekt fakturanummer kan det være vanskeligt at dokumentere og håndtere et betalingskrav.

Lovkrav til fakturanummer

Det er et krav, at alle fakturaer indeholder et fakturanummer, og at nummereringen er fortløbende. Det betyder, at fakturanumre skal følge en ubrudt nummerserie, hvor der ikke mangler numre.

Eksempel på korrekt nummerering:

• 1, 2, 3, 4, 5

Eksempel på forkert nummerering:

• 1, 2, 3, 5, 6

Formålet med kravet er at sikre sporbarhed og forhindre manipulation i regnskabet.

Hvordan må et fakturanummer se ud?

Der er stor frihed i forhold til selve formatet på fakturanummeret. Virksomheden bestemmer selv, hvordan nummeret opbygges, så længe nummereringen er konsekvent og fortløbende.

Et fakturanummer kan for eksempel være:

• rene tal (fx 1, 2, 3 eller 1001, 1002)
• tal med foranstillede nuller (fx 0001, 0002)
• kombinationer af bogstaver og tal (fx A001, A002)

Det vigtigste er, at virksomheden vælger ét format og anvender det konsekvent.

Hvor starter nummereringen?

Der er ingen faste regler for, hvor fakturanummereringen skal starte. Mange virksomheder begynder ved 1, mens andre starter ved 100 eller 1000. Valget har ingen regnskabsmæssig betydning, så længe nummereringen herefter er fortløbende.

Fakturanummer og kreditnotaer

Hvis en faktura annulleres eller helt eller delvist krediteres, skal der udstedes en kreditnota. Kreditnotaen skal henvise til det oprindelige fakturanummer, så sammenhængen er tydelig.

Kreditnotaer skal – ligesom fakturaer – have en fortløbende nummerserie. Virksomheden kan vælge:

• at bruge samme nummerserie som fakturaer
• eller at have en separat nummerserie til kreditnotaer

Begge dele er tilladt, så længe nummereringen er entydig og konsekvent.

Fakturanummer og regnskabsprogrammer

Bruger virksomheden et godkendt bogførings- eller regnskabsprogram, tildeles fakturanummeret som regel automatisk. Det reducerer risikoen for fejl og sikrer, at kravene om fortløbende nummerering overholdes.

Ved manuel fakturering eller brug af skabeloner er det vigtigt selv at sikre, at nummerserien ikke brydes.

Fakturaskabelon som hjælp

For virksomheder, der fakturerer manuelt, kan en fakturaskabelon være en hjælp til at sikre, at alle lovpligtige oplysninger – herunder fakturanummer – er korrekt medtaget.

Collectia, som Qatchr er ejet af, stiller en gratis fakturaskabelon til rådighed, som indeholder de nødvendige felter til korrekt fakturering.

Ofte stillede spørgsmål