Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser handler grundlæggende om de vilkår, en virksomhed opstiller for, hvordan og hvornår dens kunder skal betale for en vare eller tjenesteydelse. Det er typisk en del af virksomhedens salgs- og leveringsbetingelser og udgør en vigtig del af virksomhedens økonomiske fundament – både i forhold til likviditet og planlægning af ind- og udbetalinger.

Langt de fleste virksomheder definerer selv deres betalingsbetingelser – herunder hvor lang en frist der gives til kunden, og hvad der sker, hvis betalingen udebliver. Betingelserne bør altid fremgå tydeligt, f.eks. på fakturaer, i tilbud eller i webshoppen.

Hvorfor betalingsbetingelser er vigtige

Selvom betalingsbetingelser måske ikke er det første, kunderne lægger mærke til, spiller de en vigtig rolle i virksomhedens samlede økonomi. Tydelige og gennemtænkte betalingsvilkår er med til at beskytte virksomhedens cashflow og skabe gennemsigtighed i samarbejdet med kunderne.

Samtidig giver klare betalingsbetingelser bedre forudsætninger for at reagere hurtigt, hvis en betaling udebliver – f.eks. ved automatisk opfølgning, kreditovervågning eller i sidste ende inkasso.

Et konkurrenceparameter i visse brancher

Betalingsbetingelser kan også fungere som et konkurrenceparameter, især i brancher med stor konkurrence og små marginaler. For nogle kunder kan fleksible betalingsvilkår være afgørende for, hvilken leverandør de vælger.

Tænk for eksempel på en virksomhedsejer, der har brug for at købe varer, men ikke får betaling fra sine egne kunder før senere. Hvis han får 30 dages betalingsfrist frem for kontant betaling, kan han nå at få indtægterne hjem, før regningen skal betales – og undgår dermed at binde likviditet unødigt.

Hvad indgår typisk i betalingsbetingelser?

Betalingsbetingelser varierer fra virksomhed til virksomhed, men inkluderer ofte:

• Betalingsfrist (f.eks. 8, 14 eller 30 dage)
• Betalingsform (bankoverførsel, MobilePay, kortbetaling osv.)
• Eventuelle rykkerprocedurer og gebyrer
• Renter ved forsinket betaling

Disse elementer bør være klart definerede for at undgå misforståelser – både for kundens og virksomhedens skyld.

Hvordan du bedst fastsætter dine egne betalingsbetingelser

Når du fastsætter dine betalingsbetingelser, bør du tage udgangspunkt i din virksomheds likviditet og risikovillighed. Kortere betalingsfrister kan give hurtigere likviditet, men længere frister kan være mere attraktive for kunderne og skabe bedre relationer.

Hvis du er i tvivl om dine kunders betalingsevne, kan det være en god idé at benytte et kredittjek eller løbende kreditovervågning. På den måde kan du sikre dig mod tab og tilpasse betalingsvilkårene ud fra kundens profil.

Hvad hvis kunden ikke betaler?

Når en kunde ikke betaler til tiden, kan det få konsekvenser for virksomhedens likviditet og daglige drift. Derfor er det vigtigt at have en plan for, hvordan du håndterer manglende betaling – fra første påmindelse til eventuel inddrivelse.

Det første skridt er som regel at sende en venlig påmindelse eller en rykker. Hvis betaling fortsat udebliver, kan næste skridt være at overveje inkasso.

Qatchr tilbyder ikke selv inkassoservice, men som en del af Collectia-koncernen henviser vi til vores moderselskab, Collectia, som har specialiseret sig i inkasso og kreditstyring. Collectia kan hjælpe med alt fra udsendelse af inkassovarsler til håndtering af hele inkassoprocessen – altid med fokus på lovgivning og respektfuld dialog med skyldneren.

Ved at kombinere forebyggende værktøjer som kreditopslag og overvågning med effektive inddrivelsesprocesser får du en samlet løsning, der kan styrke virksomhedens økonomi og mindske tab på dårlige betalere.