Inkasso er for mange virksomheder en nødvendig sikkerhedsventil, når kunder ikke betaler. Men selvom inkasso kan sikre, at du får dine penge hjem, er det en ressourcekrævende proces, der ofte først starter, når skaden allerede er sket. For at beskytte både likviditet, relationer og tid er det derfor langt bedre at forebygge – og minimere risikoen for, at ubetalte fakturaer overhovedet når så langt.
I denne artikel ser vi nærmere på, hvordan du som virksomhed kan reducere antallet af dårlige betalere og undgå behovet for inkasso. Vi gennemgår de vigtigste tiltag – og viser, hvordan Qatchrs løsninger understøtter en datadrevet kreditpolitik, der styrker dit cashflow.
Hvorfor bør du undgå inkasso?
Inkasso er ofte forbundet med:
- Øgede omkostninger: Selvom inddrivelse kan lykkes, medfører det gebyrer og administration.
- Tidsforbrug: Dialog, rykkere og samarbejde med advokater eller inkassoselskaber tager tid fra kerneforretningen.
- Kundeforhold der går tabt: Et godt samarbejde kan være svært at genskabe, når relationen ender i en inkassosag.
- Usikkerhed for likviditeten: En inkassoproces kan tage måneder, og du kan ikke altid regne med, at hele beløbet kommer retur.
Samtidig kan selv én enkelt inkassosag være ekstremt dyr.
Forestil dig en håndværksvirksomhed, der mister en faktura på 120.000 kr., fordi kunden ikke betaler. Med en profitmargin på 10 % svarer det til et tab på 12.000 kr. i overskud. For at indhente det tab skal virksomheden skabe en ekstra omsætning på 1.200.000 kr. – alene for at komme tilbage på nulpunktet.
Det illustrerer tydeligt, hvorfor forebyggelse altid er bedre end at skulle reparere skaden bagefter.
Start med en solid kreditpolitik
Første skridt til at undgå dårlige betalere er at have en klar kreditpolitik. Den skal definere:
- Hvem må få kredit – og på hvilke betingelser
- Hvilke kreditmaksimum og betalingsfrister der gælder
- Hvordan virksomheden følger op på ændringer i kunders økonomi
En kreditpolitik sikrer ensartet håndtering på tværs af organisationen og hjælper med at undgå, at enkelte medarbejdere giver for vide rammer til kunder, der ikke kan bære det.
Læs også: Sådan bliver din kreditpolitik en konkurrencefordel
Brug kreditopslag som første filter
Når du onboarder en ny kunde, er et kreditopslag et af de mest effektive værktøjer til at vurdere risiko.
Et opslag giver indsigt i fx:
- betalingsanmærkninger i Debitorlisten
- anbefalet kreditmaksimum og kreditdage
- konkursanalyse og regnskabsnøgletal
- ledelses- og ejerforhold
For privatkunder kan du samtidig tjekke CPR-advarsler, adresseændringer og registrerede aktiver.
Med denne viden kan du tidligt beslutte, om en kunde skal have kredit, om du bør kræve forudbetaling, eller om samarbejdet bør afvises. På den måde undgår du, at nye kunder ender som tab i regnskabet.
Hold dine data rene – og styr på kundernes identitet
En stor del af alle betalingsproblemer skyldes banale fejl i stamdata: forkerte adresser, manglende kontaktpersoner eller ufuldstændige CVR-oplysninger. Hvis du ikke ved præcist, hvem du handler med, bliver det vanskeligt at opkræve betaling – og i nogle tilfælde umuligt at føre en sag videre i retten.
Her hjælper datavask. Med jævnlige tjek af kundedatabasen sikrer du, at informationer altid er opdaterede, at forældede eller dublerede oplysninger fjernes, og at du kan kontakte den rigtige person, når det gælder.
Vi ser, at op til 35 % af alle kundedata er fejlbehæftede. Datavask er derfor ikke kun en administrativ øvelse – det er en måde at beskytte sig mod tab, undgå leveringsfejl og reducere risikoen for inkassosager.
Monitorering: Din tidlige advarsel
Et kredittjek er kun et øjebliksbillede. Mange virksomheder oplever, at en kunde kan gå fra solid til risikabel på få måneder – fx på grund af ændringer i ejerforhold, konkursbegæringer eller nye betalingsanmærkninger.
Med kreditmonitorering bliver du automatisk varslet, når der sker ændringer i kundens forhold. Det gør det muligt at:
- justere kreditmaksimum og betalingsfrister i tide
- kræve forudbetaling, hvis risikoen stiger
- stoppe leverancer, før problemer vokser sig store
Monitorering er især nyttigt for virksomheder med mange faste kunder eller store løbende aftaler, hvor risikoen kan ændre sig hurtigt.
Brug dine egne erfaringer – blacklist risikokunder
Nogle kunder vender tilbage igen og igen med betalingsproblemer. I stedet for at gentage de samme fejl kan du med Qatchrs blacklist-funktion markere dem, du ikke ønsker at handle med.
Det sikrer, at hele virksomheden lærer af tidligere erfaringer, og at sælgere eller andre medarbejdere ikke indgår nye aftaler med kunder, som allerede har vist sig at være en dårlig forretning.
Fem praktiske skridt til færre inkassosager
- Definér en kreditpolitik: Skab klare rammer for, hvem der får kredit, og hvordan risiko håndteres.
- Lav kreditopslag før nye aftaler: Undgå at handle i blinde – få indsigt i kundens økonomi, inden du siger ja.
- Hold data opdaterede: Brug datavask til at sikre valide og ajourførte oplysninger.
- Monitorér dine kunder løbende: Fang ændringer i tide, og tilpas vilkår dynamisk.
- Lær af erfaringer: Blacklist kunder, der tidligere har givet problemer.
Konklusion: Forebyggelse er bedre end helbredelse
Inkassosager kan være nødvendige, når uheldet er ude – men som virksomhed kan du gøre meget for at undgå at komme dertil. Med en kombination af kreditpolitik, pålidelige data og værktøjer som kreditopslag, datavask, monitorering og blacklist står du langt stærkere i kampen mod dårlige betalere.
Hos Qatchr hjælper vi virksomheder med at forebygge tab, sikre stabile kundeforhold og styrke likviditeten.
Kontakt os for at høre, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at reducere risikoen for inkasso.
Og hvis uheldet alligevel er ude, står vores moderselskab Collectia klar til at hjælpe med professionel inddrivelse af gæld – så du får de bedste muligheder for at få dine penge hjem på en effektiv og respektfuld måde.
