Bogstav: B

Betalingsdatoen angiver den dag, hvor en kunde faktisk gennemfører betalingen af en regning eller faktura – uanset hvornår beløbet modtages af kreditor. Det er et centralt begreb i både regnskab, kreditstyring og betalingsopfølgning, men forveksles ofte med begrebet betalingsfrist.

Selvom de to datoer i praksis nogle gange falder sammen, har de ikke samme betydning. Betalingsdatoen beskriver handlingen (kunden betaler), mens betalingsfristen beskriver forpligtelsen (kunden skal betale).

Forskellen på betalingsdato og betalingsfrist

Det er vigtigt at skelne mellem betalingsdato og betalingsfrist:

• Betalingsfrist: Den sidste dag, kunden har til at betale, uden at det anses som for sent.
• Betalingsdato: Den dag kunden faktisk overfører pengene.

Eksempel: En faktura med betalingsfrist den 1. juni betales først den 3. juni. I dette tilfælde er betalingsdatoen den 3. juni – og betalingen er dermed forsinket, uanset årsagen.

Hvornår anses en betaling for rettidig?

I dansk praksis gælder det, at en betaling er rettidig, hvis:

• Pengene er trukket fra kundens konto på forfaldsdatoen (betalingsfristen)
• Eller hvis beløbet er modtaget hos kreditor samme dag

Ved bankoverførsler betyder det, at betalinger foretaget sent på dagen – særligt uden for bankens åbningstid – først vil kunne ses hos modtageren 1-2 hverdage senere. Det er derfor normalt at opleve forsinkelser i registreringen.

Hvornår bør du som virksomhed reagere?

Det er ikke unormalt, at en betaling “hænger” i bankoverførslen. Derfor anbefales det, at du venter minimum 1-2 bankdage efter betalingsfristen, før du påbegynder en egentlig rykkerproces eller sender inkassovarsel.

Det giver dig:

• Tydeligere datagrundlag for, om der reelt er tale om for sen betaling
• Bedre kundeoplevelse og færre unødvendige konflikter

Betalingsdato og din virksomheds likviditet

For virksomheder med mange kunder og løbende salg er betalingsdatoer afgørende for styring af likviditet og cash flow. Når du ved, hvornår pengene faktisk kommer ind, kan du bedre planlægge betalinger, investeringer og drift.

Derfor er det en god idé at:

• Overvåge dine kunders betalingsmønstre
• Sammenholde betalingsdatoer med faktiske bankindtægter
• Inddrage betalingsadfærd i dine fremtidige kreditbeslutninger

Med et kreditværktøj som Qatchr får du adgang til betalingsdata, historik og anbefalinger, der kan hjælpe dig med netop det.

Betalingsevne beskriver en persons eller virksomheds faktiske økonomiske kapacitet til at betale en gæld eller opfylde en økonomisk forpligtelse. Det er et centralt begreb i kreditvurdering og bruges ofte, når der skal tages stilling til, om – og hvor meget – en kunde bør ydes kredit.

Hvad dækker betalingsevne over?

Enkelt sagt handler betalingsevne om det beløb, der er til rådighed til afdrag og betalinger, efter de faste udgifter er betalt. Jo større rådighedsbeløb, desto bedre betalingsevne.

Formlen kan illustreres som:

Indtægter – faste udgifter = rådighedsbeløb

Betalingsevne kan være:

• Positiv: der er midler til at betale forpligtelser
• Neutral: økonomien er i balance, men uden overskud
• Negativ: der er underskud – ingen mulighed for afdrag

I nogle tilfælde tages der også højde for øvrige faktorer som civilstand, børneforsørgelse og boligforhold, særligt i offentlige sager eller ved vurdering af længerevarende betalingsaftaler.

Hvorfor er betalingsevne vigtig i kreditvurdering?

Når virksomheder overvejer at yde kredit, er det vigtigt at vurdere både betalingsevne og betalingsvilje. Hvor betalingsevne handler om økonomisk kapacitet, vedrører betalingsvilje kundens faktiske hensigt og historik ift. betaling.

Ved at skelne mellem de to kan man bedre tilpasse betalingsbetingelser, afdragsordninger eller kreditmaksimum og reducere risiko for tab.

Hvordan anvendes betalingsevne i praksis?

Betalingsevne bruges ofte som led i:

• Fastlæggelse af kreditgrænser
• Udarbejdelse af betalingsaftaler
• Forhandling om betalingsvilkår
• Risikoklassificering i kreditsystemer

I B2B-sammenhæng vil virksomheder typisk bruge regnskabsdata og nøgletal til at estimere betalingsevnen – kombineret med andre faktorer som branche, ejerstruktur og historik.

Datadrevet indsigt med Qatchr

Qatchr er udviklet til at give virksomheder et bedre beslutningsgrundlag, når der skal vurderes betalingsevne. Platformen samler data fra flere kilder og analyserer kundens økonomiske situation – både for privatpersoner og erhverv.

Med Qatchr kan du:

• Se nøgletal, regnskaber og betalingshistorik
• Modtage kreditanbefalinger baseret på aktuel økonomi
• Vurdere risikoen for misligholdelse før der ydes kredit
• Justere vilkår baseret på kundens realistiske betalingsevne

Det giver dig mulighed for at tilbyde fleksible løsninger – uden at gå på kompromis med sikkerheden.

I årtier har mange udenlandske virksomheder arbejdet systematisk og struktureret med blacklisting af kunder – og med rigtig god grund.

For blacklisting af en kunde kan have store økonomiske fordele og besparelser for den enkelte virksomhed – og potentielt sikre bedre cashflow og en stærkere bundlinje.

Blacklisting handler i sin enkelthed om at systematisere, hvilke kunder din virksomhed ikke ønsker at handle med.

En blacklisting kan foregå fra dit ERP-system, dit CRM-system eller fra et eksternt system – eksempelvis dit kreditvurderingssystem eller med Qatchr.

Årsagerne til en blacklisting kan være mange, men skyldes for langt de fleste virksomheder tidligere økonomiske udfordringer – typisk i form af manglende betaling af en eller flere fakturaer.

I Danmark har vi historisk set ikke haft en stor tradition for at benytte en systematiseret tilgang til blacklisting. Årsagen skyldes sandsynligvis manglende opmærksomhed på værdien af blacklisting – og manglende værktøjer, der på en let og overskuelig måde har kunnet hjælpe med opgaven.

I dag findes der mange måder at blackliste en kunde på – læs herunder vores gode råd til blacklisting.

Gode råd til blacklisting

Der findes mange måder at blackliste kunder på.

Vores anbefaling er, at du foretager dine blacklistinger på en systematisk måde – i et program eller system, der er udviklet til formålet. Med andre ord: Du bør ikke foretage din blacklisting i hverken Excel, Word eller lignende – men i et program, der er overskueligt, nemt at søge i og let at arbejde med for dem, der skal bruge informationen.

Udover at blacklisting bør være systematisk, anbefaler vi ligeledes, at du gør dig overvejelser omkring, hvem der bør have adgang til din blacklisting. Vores anbefaling er, at både bogholderiet og salgsafdelingen har adgang til denne blacklisting.

Dermed sikrer du, at virksomhedens salgsafdeling ikke sælger varer eller tjenesteydelser til kunder, hvor der tidligere har været økonomiske udfordringer.

Vi anbefaler ligeledes, at du altid har klare regler for, hvornår en blacklisting foretages. Det kunne eksempelvis være alle kunder, hvor der er opstartet et inkassoforløb – eller alle kunder, der gentagne gange har haft langvarige rykkerforløb.

Blacklisting er en del af din kreditvurdering

Mange virksomheder foretager deres kreditvurderinger af kunder – enten ud fra offentlige data eller med hjælp fra et værktøj til kreditvurdering.

Uanset om du selv foretager dine kreditvurderinger – eller har et system til at foretage dem for dig – vil disse ofte være baseret på eksterne historiske informationer fra tredjepart.

Ved at inddrage din egen blackliste over tidligere kunder, er du med til at styrke din egen kreditvurdering – især hvis årsagen til blacklisting eksempelvis skyldes tidligere manglende betaling.

Dermed er blacklisting en stærk og effektiv tilføjelse til din kreditvurdering.

Betalingsvillighed beskriver en kundes eller debitors intention og motivation for at betale det, vedkommende skylder – uanset om der er tale om en faktura, et abonnement eller en anden form for økonomisk forpligtelse.

Hvor betalingsevne handler om, hvorvidt kunden kan betale, handler betalingsvillighed om, hvorvidt kunden vil betale. De to begreber bør vurderes sammen, da de tilsammen giver et realistisk billede af en kundes risiko.

Når vilje er lige så vigtig som evne

Det er muligt at have kunder, som har midlerne til at betale, men som af forskellige grunde undlader at gøre det. Måske er de utilfredse med leverancen, uenige i aftalegrundlaget – eller ønsker af princip ikke at betale. I disse tilfælde er det ikke økonomien, men motivationen, der er udfordringen.

Derfor er det vigtigt, at virksomheder ikke udelukkende ser på økonomiske nøgletal, men også inddrager betalingsadfærd og historik, når der tages beslutninger om kredit, betalingsbetingelser og kundeopfølgning.

Hvad kan påvirke en kundes betalingsvilje?

Flere faktorer kan spille ind på, om en kunde vælger at betale til tiden – eller overhovedet:

• Utilfredshed med leverandøren eller produktet
• Uklare aftaler eller leveranceforventninger
• Oplevelsen af dårlig kommunikation
• Tvivl om pris, ydelse eller vilkår
• Misforståelser eller uafklarede reklamationer

Det betyder, at en kunde med god betalingsevne godt kan udvikle dårlig betalingsadfærd, hvis samarbejdet ikke fungerer optimalt. Derfor er professionel kommunikation, dokumentation og klare vilkår helt centrale, hvis du vil undgå tvister og manglende betalinger.

Betalingsvillighed og indsigelser

Hvis en kunde ikke ønsker at betale og samtidig har en konkret klage, kaldes det en indsigelse. Det kan fx være uenighed om, hvad der er leveret, om ydelsen lever op til aftalen, eller om fakturabeløbet er korrekt.

Selvom en indsigelse ikke nødvendigvis gør en kunde permanent uvillig til at betale, kan det forsinke betalingen eller skade relationen. Ved at sikre grundig dokumentation og klare aftaler fra start, kan du imødegå de fleste indsigelser – og sikre større betalingsvillighed i praksis.

Sådan kan du identificere og forebygge lav betalingsvillighed

Det er ikke altid muligt at forudsige, hvem der vil vise lav betalingsvillighed, men der findes måder at minimere risikoen på:

• Brug kreditoplysninger og overvågning til at spotte risikomønstre
• Indhent dokumentation for tidligere betalingsadfærd
• Sørg for klare skriftlige aftaler og ordrebekræftelser
• Følg op tidligt og konsekvent, hvis betalinger udebliver
• Brug værktøjer som Qatchr til at vurdere og følge kundernes betalingshistorik og -tendenser

Ved at kombinere data og erfaring med en struktureret tilgang til kundedialog og dokumentation, kan du reducere antallet af sager, hvor betalingsvilligheden svigter.

Betalingshistorik refererer til den dokumenterede oversigt over en kundes tidligere betalinger – typisk i forhold til fakturaer og betalingsaftaler. Den viser, hvorvidt en kunde betaler rettidigt, for sent eller slet ikke – og kan strække sig over måneder eller år afhængigt af tilgængelige data.

Mange virksomheder anvender betalingshistorik som en del af deres kundeopfølgning, mens flere digitale tjenester og abonnementsløsninger tilbyder deres brugere adgang til egen betalingsoversigt som en del af selvbetjening og gennemsigtighed.

Et værdifuldt indblik i betalingsadfærd

For virksomheder, der arbejder med kunder på kredit, kan betalingshistorikken give et solidt beslutningsgrundlag. Den giver indblik i kundens betalingsmønster – og dermed både deres evne og vilje til at betale.

Ved at analysere en kundes historik kan du lettere identificere mønstre: Betales der konsekvent til tiden? Er der udsving i betalingsadfærden? Er det særligt store fakturaer, der betales for sent? Disse informationer er vigtige for både kreditstyring og kundeforvaltning.

Et centralt værktøj i kreditbeslutninger

Når du overvejer at tilbyde en kunde kredit, bør du inddrage alle tilgængelige data – herunder betalingshistorikken. Den kan hjælpe dig med at vurdere, om en kunde er pålidelig, men den skal aldrig stå alene.

Forsinkede betalinger kan skyldes midlertidige problemer eller eksterne faktorer – fx fejl i leverancer, uklar kommunikation eller administrative misforståelser. Derfor bør betalingshistorik altid kombineres med andre datakilder, såsom kreditopslag, regnskabsanalyser og overvågning.

Hvor og hvordan finder du kundernes betalingsdata?

De fleste moderne ERP- og regnskabssystemer giver mulighed for at trække rapporter over fakturaer og tilhørende betalinger. Her kan du se, hvornår en faktura er udstedt, og hvornår (eller om) den er blevet betalt. For at få mest præcis indsigt kræver det dog, at betalingerne løbende bliver bogført og matchet korrekt.

Alternativt kan du sammenholde indbetalinger i netbank med betalingsfrister på fakturaerne – dog er dette en mere manuel proces, som sjældent skalerer effektivt.

Supplér med datadrevne kreditoplysninger

Hos Qatchr anbefaler vi, at betalingshistorik indgår som en del af et samlet billede af kundens økonomiske adfærd. I praksis bør den kombineres med eksterne kreditdata, overvågning og automatiserede analyser for at give det bedst mulige beslutningsgrundlag.

Ved at bruge kreditværktøjer, der løbende overvåger kunders betalingsmønstre og registreringer, kan du reagere proaktivt og tilpasse dine vilkår, inden en udfordring opstår.

Betalingsbetingelser handler grundlæggende om de vilkår, en virksomhed opstiller for, hvordan og hvornår dens kunder skal betale for en vare eller tjenesteydelse. Det er typisk en del af virksomhedens salgs- og leveringsbetingelser og udgør en vigtig del af virksomhedens økonomiske fundament – både i forhold til likviditet og planlægning af ind- og udbetalinger.

Langt de fleste virksomheder definerer selv deres betalingsbetingelser – herunder hvor lang en frist der gives til kunden, og hvad der sker, hvis betalingen udebliver. Betingelserne bør altid fremgå tydeligt, f.eks. på fakturaer, i tilbud eller i webshoppen.

Hvorfor betalingsbetingelser er vigtige

Selvom betalingsbetingelser måske ikke er det første, kunderne lægger mærke til, spiller de en vigtig rolle i virksomhedens samlede økonomi. Tydelige og gennemtænkte betalingsvilkår er med til at beskytte virksomhedens cashflow og skabe gennemsigtighed i samarbejdet med kunderne.

Samtidig giver klare betalingsbetingelser bedre forudsætninger for at reagere hurtigt, hvis en betaling udebliver – f.eks. ved automatisk opfølgning, kreditovervågning eller i sidste ende inkasso.

Et konkurrenceparameter i visse brancher

Betalingsbetingelser kan også fungere som et konkurrenceparameter, især i brancher med stor konkurrence og små marginaler. For nogle kunder kan fleksible betalingsvilkår være afgørende for, hvilken leverandør de vælger.

Tænk for eksempel på en virksomhedsejer, der har brug for at købe varer, men ikke får betaling fra sine egne kunder før senere. Hvis han får 30 dages betalingsfrist frem for kontant betaling, kan han nå at få indtægterne hjem, før regningen skal betales – og undgår dermed at binde likviditet unødigt.

Hvad indgår typisk i betalingsbetingelser?

Betalingsbetingelser varierer fra virksomhed til virksomhed, men inkluderer ofte:

• Betalingsfrist (f.eks. 8, 14 eller 30 dage)
• Betalingsform (bankoverførsel, MobilePay, kortbetaling osv.)
• Eventuelle rykkerprocedurer og gebyrer
• Renter ved forsinket betaling

Disse elementer bør være klart definerede for at undgå misforståelser – både for kundens og virksomhedens skyld.

Hvordan du bedst fastsætter dine egne betalingsbetingelser

Når du fastsætter dine betalingsbetingelser, bør du tage udgangspunkt i din virksomheds likviditet og risikovillighed. Kortere betalingsfrister kan give hurtigere likviditet, men længere frister kan være mere attraktive for kunderne og skabe bedre relationer.

Hvis du er i tvivl om dine kunders betalingsevne, kan det være en god idé at benytte et kredittjek eller løbende kreditovervågning. På den måde kan du sikre dig mod tab og tilpasse betalingsvilkårene ud fra kundens profil.

Hvad hvis kunden ikke betaler?

Når en kunde ikke betaler til tiden, kan det få konsekvenser for virksomhedens likviditet og daglige drift. Derfor er det vigtigt at have en plan for, hvordan du håndterer manglende betaling – fra første påmindelse til eventuel inddrivelse.

Det første skridt er som regel at sende en venlig påmindelse eller en rykker. Hvis betaling fortsat udebliver, kan næste skridt være at overveje inkasso.

Qatchr tilbyder ikke selv inkassoservice, men som en del af Collectia-koncernen henviser vi til vores moderselskab, Collectia, som har specialiseret sig i inkasso og kreditstyring. Collectia kan hjælpe med alt fra udsendelse af inkassovarsler til håndtering af hele inkassoprocessen – altid med fokus på lovgivning og respektfuld dialog med skyldneren.

Ved at kombinere forebyggende værktøjer som kreditopslag og overvågning med effektive inddrivelsesprocesser får du en samlet løsning, der kan styrke virksomhedens økonomi og mindske tab på dårlige betalere.

En betalingsanmærkning, er en registrering af en person eller virksomhed i et gældsregister – som eksempelvis Experians RKI eller Debitorlisten.

Betalingsanmærkningen sker på baggrund af et eller flere skyldige beløb, som en debitor har til en kreditor.

I Danmark kan enhver virksomhed registrere privatpersoner og virksomheder i et gældsregister, det kræver blot en aftale.

I praksis er det dog primært inkassovirksomheder og advokater der står for langt de fleste betalingsanmærkninger, på vegne af deres kunder.

Læs mere herunder om alt du bør vide om betalingsanmærkninger. 

Hvornår må en virksomhed lave en betalingsanmærkning?

En virksomhed må lave en betalingsanmærkning, når der er fremsendt tre skriftlige rykkerskrivelser til skyldner.

På sidste rykkerskrivelse skal skyldner gøres opmærksom på, at skyldner registreres i et gældsregister.

Beløbet skal minimum være på 200 kroner.

Er der tale om gæld til det offentlige, skal beløbet minimum være 7.500 kr – og indberegningen må tidligst foregå fire uger efter advarslen om, at debitor vil få en betalingsanmærkning.

Debitor må i rykkerfasen ikke have gjort indsigelse over kravet.

Hvem må lave betalingsanmærkninger?

Grundlæggende må alle virksomheder, der har en aftale med et skyldnerregister, som eksempelvis Experian (RKI) eller Debitorlisten – foretage betalingsanmærkninger.

I praksis er det dog typisk advokater og inkassofirmaer, der håndterer rykkerforløb og inkasso på vegne af andre kunder – der foretager selve registreringen og betalingsanmærkningen.

Hvad er konsekvenserne ved at have betalingsanmærkning?

Konsekvenserne ved at have en betalingsanmærkning registreret på sig selv eller sin virksomhed – kan være store.

For rigtig mange virksomheder, banker og offentlige myndigheder foretager løbende kredittjek af deres kunder – herunder også indsamling af betalingsanmærkninger.

En betalingsanmærkning kan dermed have den konsekvens, at du får dårligere kreditter, kortere betalingsfrister, højere renter eller noget helt andet.

Det er alt fra banker til teleselskaber der benytter sig af informationer fra et skyldnerregister.

Hvordan får man fjernet en betalingsanmærkning?

Du får fjernet din betalingsanmærkning ved at betale dit krav. Betalingen skal typisk foregå til dem, der har foretaget registreringen – hvilket ofte er en advokat eller et inkassofirma.

Når du har betalt dit krav, vil betalingsanmærkningen typisk forsvinde med det samme.

Hvor længe er man registreret i et gældsregister?

Du er som udgangspunkt registreret i et gældsregister i 5 år, hvis du ikke kan betale dit krav.

Det er med andre ord ikke ensbetydende med, at kreditors krav bortfalder mod dig – kreditors krav kan juridisk forlænges på ubestemt tid, men i udgangspunktet 3 eller 10 år – afhængig af kravets art.