Letter: F

Fakturadatoen er den dato, hvor en faktura officielt udstedes. Det er en central del af enhver faktureringsproces, fordi den danner grundlag for både betalingsfrister, bogføring og juridiske forpligtelser.

Fakturadatoen fungerer ikke blot som en teknisk oplysning, men har betydning for alt fra kundens betalingspligt til virksomhedens overholdelse af regnskabslovgivningen.

Hvad er fakturadatoen – og hvorfor er den vigtig?

Fakturadatoen (også kaldet udstedelsesdatoen) er den dag, hvor fakturaen er genereret og gjort tilgængelig for kunden. I praksis vil den typisk ligge meget tæt på leveringsdatoen for en vare eller ydelse.

Dens funktion er blandt andet at markere startpunktet for betalingsfristen. Hvis du fx angiver “Betales netto 14 dage”, så regnes de 14 dage fra fakturadatoen.

Men fakturadatoen har også betydning for:

• Tidspunktet for bogføring
• Dokumentation i forbindelse med revision
• Opstart af kreditperioden
• Forældelsesfrister ved manglende betaling

Fakturadato og betalingsfrister hænger sammen

Når betalingsbetingelser er knyttet til en faktura, tager de typisk udgangspunkt i fakturadatoen. Det betyder, at hvis du udsteder en faktura den 1. juli med betalingsbetingelser “netto 30 dage”, vil forfaldsdatoen være 31. juli.

Ved digital fakturering bør fakturadato og afsendelsestidspunkt helst være identiske eller ligge meget tæt. Jo længere tid der går fra leveringen til fakturaudstedelsen, desto større usikkerhed skabes der – både i forhold til betaling og forældelse.

Hvad siger lovgivningen?

Ifølge bogføringsloven og Skattestyrelsens krav skal fakturadatoen fremgå tydeligt på alle fakturaer. Det er en del af det samlede krav til dokumentation af salg og køb.

Fakturadatoen har også betydning for opbevaringspligten. Virksomheder skal gemme regnskabsmateriale i minimum 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører – og ikke nødvendigvis 5 år fra den enkelte fakturas dato.

Eksempel: En faktura med fakturadato 15. marts 2025 skal opbevares frem til 31. december 2030.

Fakturadato og forældelsesfrister

Et andet forhold, hvor fakturadatoen ofte spiller ind, er i relation til forældelse af økonomiske krav. Mange tror, at forældelsesfristen på fx 3 år starter ved fakturadatoen – men sådan er det ikke nødvendigvis.

Ifølge forældelsesloven regnes fristen fra det tidspunkt, hvor kreditor kunne kræve betaling – hvilket i praksis oftest vil være forfaldsdatoen.

Eksempel:

• En faktura udstedes 1. juni
• Betalingsfristen er 30 dage → forfaldsdato: 1. juli
• Forældelsesfristen regnes fra 1. juli

Men hvis fakturaen først udstedes længe efter leveringen, kan fristen i visse tilfælde regnes fra selve leveringstidspunktet. Det understreger, hvor vigtigt det er at udstede fakturaer hurtigt og konsekvent.

Fakturadato i kreditstyring og overvågning

Når man arbejder professionelt med debitorstyring og kreditdata, er fakturadatoen én af de nøgledatoer, der anvendes i overvågning og automatiske betalingsflows.

Ved at sammenholde fakturadato, betalingsfrist og faktisk betalingsdato kan du:

• Identificere systematiske forsinkelser
• Kortlægge betalingsadfærd
• Reagere i tide, før krav forældes
• Aktivere digitale rykkere på det rette tidspunkt

Qatchr tilbyder løsninger, der hjælper virksomheder med at skabe overblik over deres fakturadata og kreditrisici – herunder også opfølgning på betalingsfrister og overvågning af udeståender.

En forfaldsdato angiver det tidspunkt, hvor et økonomisk krav – typisk en faktura – senest skal være betalt. Det er den dato, du som virksomhed markerer som slutpunktet for den kredittid, du har givet din kunde.

Forfaldsdatoen spiller en vigtig rolle i enhver betalingsproces og er et centralt element i virksomhedens samlede kreditpolitik. Den påvirker både likviditet, planlægning og risiko.

Hvad betyder forfaldsdato i praksis?

Når en faktura udstedes, angives der som regel en betalingsfrist – eksempelvis 14 eller 30 dage. Forfaldsdatoen er den sidste dag i denne periode, og dermed den dato kunden senest skal foretage betaling.

Virksomheder i Danmark har stor fleksibilitet i forhold til at fastsætte deres egne betalingsbetingelser. Det betyder, at du som virksomhed frit kan vælge, om en kunde skal betale med det samme ved levering, eller om du ønsker at tilbyde en længere frist – fx 60 eller 90 dage.

Jo længere frist, desto større kreditrisiko – og derfor er det vigtigt at vælge en strategi, der både tager højde for kundens behov og din egen økonomiske stabilitet.

Betalingsdato vs. forfaldsdato – ikke det samme

Mange blander begreberne forfaldsdato og betalingsdato sammen. Selvom de ofte ligger tæt på hinanden, er der en vigtig forskel:

• Forfaldsdato: Den dato, hvor kunden senest skal betale.
• Betalingsdato: Den dag, hvor kunden faktisk gennemfører betalingen.

Hvis betalingen foretages på forfaldsdagen, er forpligtelsen som udgangspunkt overholdt – også selvom pengene først står på din konto dagen efter. Transaktionstiden kan nemlig variere alt efter bankforbindelse og tidspunkt for overførslen.

Det betyder også, at du som kreditor bør tage højde for en vis behandlingstid, før du vurderer, om en kunde reelt er i restance.

Forfaldsdatoen som strategisk værktøj

Betalingsbetingelser – og dermed forfaldsdatoen – kan bruges som en konkurrenceparameter i visse brancher. Nogle kunder – især store virksomheder, det offentlige eller aktører i bygge- og fødevarebranchen – stiller ofte specifikke krav til kredittid allerede ved kontraktforhandling.

Eksempler:

• Løbende måned + 30 dage
• Løbende måned + 90 dage
• Fast netto 60 dage

Ved at tilbyde fleksible vilkår kan du i nogle tilfælde øge chancen for at vinde en ordre – men det kan også belaste din likviditet. Her er det vigtigt med indsigt i både branchestandarder og dine konkurrenters praksis.

Et datadrevet kredittjek og løbende kreditovervågning kan hjælpe dig med at vurdere, hvilke kunder der reelt er kreditværdige – og om det kan betale sig at tilbyde en længere forfaldsperiode.

Hvornår må man reagere på manglende betaling?

Som virksomhed bør du ikke tage affære på selve forfaldsdatoen, selvom betaling ikke er registreret. Giv gerne 1-2 hverdage til bankoverførsel og teknisk behandling, inden du igangsætter en opfølgning.

Først herefter kan du sende en venlig påmindelse eller indlede en rykkerprocedure. En rykkerskrivelse eller eventuel opfølgning kræver, at betalingsfristen – og dermed forfaldsdatoen – faktisk er overskredet.

Forfaldsdatoens betydning i kreditstyring

Forfaldsdatoen er ikke bare en teknisk detalje – den er et styringspunkt i hele virksomhedens økonomiske flow. Den indgår i:

• Fakturering og bogføring
• Debitorstyring
• Kreditvurdering og risikostyring
• Prognoser for likviditet

Ved at digitalisere håndteringen af forfaldsdatoer, fx via automatiske påmindelser og integration til ERP-systemer, kan du optimere din opkrævningsproces og mindske risikoen for tab.

Hos Qatchr hjælper vi virksomheder med at automatisere og forbedre deres beslutningsgrundlag omkring kredit – herunder ved at overvåge betalingsevne og reaktionsmønstre hos eksisterende og nye kunder.

Forældelsesfristen angiver det tidsrum, hvori et økonomisk krav kan gøres gældende. Når fristen udløber, mister kreditor som udgangspunkt retten til at opkræve beløbet – også selvom det oprindeligt var berettiget.

I en forretningsmæssig kontekst er det derfor vigtigt at holde styr på, hvornår forældelsen indtræder. Manglende indsigt i forældelsesfrister kan betyde tabte tilgodehavender, hvilket i sidste ende påvirker virksomhedens likviditet og kreditstyring negativt.

Forældelsesfrister er fastsat i den danske forældelseslov og gælder for både private og erhvervsdrivende.

Tidsrammer for forældelse af økonomiske krav

Den generelle regel siger, at økonomiske krav forældes efter 3 år. Det gælder for eksempel fakturakrav og andre mellemværender, hvor der ikke foreligger særlige aftaler eller domme.

Der findes dog en række undtagelser, hvor forældelsesfristen er længere – afhængigt af kravets karakter og dokumentation:

• Fakturakrav: 3 år
• Lønkrav: 10 år
• Skriftlige fordringer (f.eks. gældsbreve): 10 år
• Forlig og domme (retslige og frivillige): 10 år
• Pengelån: 10 år
• Indlån (f.eks. opsparinger): 20 år
• Pensions- og livrenteudbetalinger: 10 år

Det er derfor afgørende at vide, hvilken type krav der er tale om, da fristerne varierer.

Sådan undgår du at miste dit krav

Når fristen nærmer sig, har du som virksomhed mulighed for at afbryde forældelsen og dermed starte en ny forældelsesperiode. Dette gøres typisk ved én af to handlinger:

1. At debitor erkender gælden skriftligt
2. At sagen fremlægges for fogedretten

Hvis en af disse handlinger gennemføres, forlænges forældelsesfristen fra 3 år til 10 år.

Du kan selv stå for denne proces, men det kræver rettidig handling. Alternativt kan du alliere dig med en advokat, et inkassofirma eller et kreditbureau, der håndterer opgaven.

Hos Qatchr anbefaler vi, at du integrerer kreditovervågning og datadrevet opfølgning i dine arbejdsgange, så du kan agere længe før et krav forældes.

Hvornår starter forældelsesfristen?

Det kan være svært at vurdere, hvornår en forældelsesfrist begynder at løbe. Ifølge forældelsesloven starter fristen fra det tidspunkt, hvor kreditor kunne kræve betaling.

I praksis betyder det ofte, at fristen regnes fra den dag, hvor fakturaen er udstedt. Men det afhænger af konteksten.

Eksempel: Hvis en serviceydelse er leveret, men fakturaen først sendes seks måneder senere, vil forældelsen ifølge loven tage udgangspunkt i tidspunktet for ydelsens levering – ikke fakturadatoen. Det kan i visse tilfælde betyde, at kravet forældes tidligere end forventet.

Derfor er det en god idé at:

• Udarbejde fakturaen umiddelbart efter udført arbejde
• Registrere leveringsdato og kommunikation digitalt
• Overvåge ældre krav med automatiske varslinger

Hvorfor er forældelsesfrister vigtige i kreditstyring?

For virksomheder, der arbejder med kreditdata, overvågning og finansiel risikostyring, er forældelsesfristen en vigtig faktor. Den afgør, hvor længe et krav kan indgå i eksempelvis:

• Risikovurderinger
• Debitoranalyser
• Kreditbeslutninger
• Automatiske påmindelsessystemer

En manglende forståelse for forældelse kan resultere i, at værdifulde tilgodehavender opgives for sent – uden mulighed for retslig inddrivelse.

Ved at kombinere kreditopslag, overvågning og digital processtyring kan du sikre, at dine krav ikke pludselig bortfalder på grund af overskredne frister.

Kilde: retsinformation.dk – Lov om forældelse af fordringer

Vil du også holde styr på dine kunders betalingsevne og forebygge tab på forældede krav? Qatchr tilbyder datadrevne løsninger til kreditopslag, overvågning og varsling, der hjælper dig med at handle i tide.

A usage limit is a limit on how much usage a customer (private individual or business) can have within a certain period of time.

The word "spending limit" is often used in connection with Dankort/visa cards, which often have a spending limit of, for example, DKK 25,000 per week.

Men forbrugsgrænser kan også bruges i forbindelse med kreditgivning eller i forbindelse med, at en virksomhed udsteder forbrugskort/betalingskort.

What is the purpose of a usage limit?

The purpose of a spending limit is to ensure the owner or lender that the card/credit is not abused.

Basically, it is debatable whether a spending limit is necessary if, for example, no credit is granted by the bank and if the cardholder has large amounts of cash in their account. Here, the spending limit helps to protect the cardholder, as strangers can only misuse the card up to the spending limit and thus minimize any loss for the cardholder.

Ydes der kredit, er forbrugsgrænsen med til at sikre kreditgiver/långiver/kreditor mod tab, således at risikoen ved kredit mindskes.

Different types of usage limits

There are different spending limits depending on the type of card and the company issuing them.

For example, certain payment cards such as Visa and Dankort have different limits, and in some cases these also depend on the bank issuing them.

In some cases, there is also a difference between private individuals and businesses. For example, many businesses have no spending limit on their payment cards, while most private individuals have a limit.

Spending limit for credit purchases

Some companies also use the term "spending limit" in connection with the credit they issue to their customers. For example, a customer may have a spending limit of DKK 50,000.

This means that the customer can trade on credit for a maximum of DKK 50,000.

This is also called the credit limit or credit maximum.